Durch Automatisierung….

In den meisten Fällen sind Unternehmer sehr beschäftigt und haben nur wenig Zeit. Allerdings sind es in der Regel nicht die schwierigen strategischen Entscheidungen, die viel Zeit in Anspruch nehmen, sondern das der Unternehmer kleine wiederkehrende Prozesse in seinem täglichen Arbeitsabläufen hat. Diese wiederkehrenden Prozesse haben jedoch oft nichts mit dem Kerngeschäft zu tun, doch sind sie für den Unternehmenserfolg unerlässlich. Sobald Ihr Unternehmen betriebsbereit ist, sollten Sie die Automatisierung einiger Arbeitsprozesse in Betracht ziehen, damit Sie sich auf Ihre Kernkompetenzen, Umsatz- und Ertragszuwachs konzentrieren können.

 

Aktuelle Zahlen zeigen auch, dass die Automatisierung für Unternehmen immer wichtiger werden.

Wir zeigen Ihnen die Möglichkeiten, Vorteile und Risiken der Automatisierung und einige Tools dazu, die Ihnen viel Zeit und Arbeit sparen können. An dieser Stelle muss jedoch direkt gesagt werden, dass die Automatisierung auch nicht für alle Probleme eine Lösung bietet. Sie kann daher einen Strategie Mangel nicht ersetzen oder einen Personal Mangel ausgleichen.

 

Was ist Workflow-Automatisierung?

Die Automatisierung eines Unternehmens bedeutet, dass die Arbeitsprozesse in ihrem Unternehmen von Ihnen getrennt sind, so dass die meisten Aufgaben, ohne dass Sie vor Ort sind, erledigt werden können. Das Unternehmen ist somit weitgehend unabhängig von Ihnen als Person, so dass ein großer Teil des Unternehmens auch ohne Sie arbeitet und Sie nur noch das ganze überwachen müssen. Der Vorteil eines automatisierten Unternehmens ist, dass Sie mehr Zeit für größere Projekte oder für Ihre Freunde und Familie haben, ohne Ihr Unternehmen zu beeinträchtigen.

 

Automatisierung
Möglichkeiten:

Es gibt verschiedene Automatisierungsmöglichkeiten, die wir Ihnen an dieser Stelle kurz vorstellen möchten. Beachten Sie jedoch, dass Sie vor der Automatisierung bestimmter Teilprozesse darüber nachdenken sollten, welche Aufgaben (Prozesse) üblich sind und auch von einem Tool oder einer anderen Person ausgeführt werden könnten. Berücksichtigt werden muss auch welche Aufgaben Sie als Auftragnehmer selbst ausführen sollten. In den meisten Fällen sind dies wichtige und vertrauliche Aufgaben, wichtige strategische Entscheidungen, die nur Sie als Chef treffen können – Aufgaben, die erhebliche Geldbeträge erfordern.

 

1. Automatisierungs-
werkzeuge
:

Immer mehr Arbeitsprozesse können durch neue Technologien automatisiert werden. Hier hilft Ihnen die Technik als Unternehmer. Eine Vielzahl von Automatisierungstools helfen Ihnen, Ihre Reichweite im Internet zu erweitern und Ihre Marketingkampagnen und Ihren Kundenservice zu verbessern. Darüber hinaus kann der Geschäftsprozess der Verkaufsabwicklung fast vollständig mit verschiedenen Technologien durchgeführt werden. Der Einsatz von Online-Tools kann Ihren Geschäftsbetrieb verbessern und Ihr Unternehmen erfolgreicher machen, z.B. durch die Optimierung Ihres E-Mail-Marketings oder Ihrer Social Media Präsenz. Im Bereich Marketing können Ihnen beispielsweise verschiedene Tools helfen, eine Liste von E-Mail-Adressen zu erstellen, die Sie später für das gezielte E-Mail-Marketing verwenden können. Kunden können nach ihren Kaufpräferenzen segmentiert werden, was Ihnen einen Überblick über alle Kunden gibt, die an einem bestimmten Angebot interessiert sein könnten.

Automatisierungswerkzeuge können auch bei der Kommunikation eine große Hilfe sein, da Ihre Social Media-Kanäle miteinander verknüpft werden können. Denken Sie daran, wie viel Zeit Sie sparen können, wenn Sie diese Nachricht nicht auf jeder Plattform nach dem Posten eines Artikels auf Ihrer Website manuell teilen müssen. Dies geschieht automatisch für Sie im Hintergrund, sobald Sie die Nachricht veröffentlicht haben.

 

2. Externen
Dienstleistern:

Für alle Aufgaben, die nicht regelmäßig anfallen und nicht von Software übernommen werden können, sollten externe Dienstleister oder Mitarbeiter konsultiert werden. Viele Unternehmer haben Schwierigkeiten mit Buchhaltung und Steuern und darum wollen sie die meiste Zeit keine Geschäfte mit Ihnen machen. Wenn Sie auch zu diesen Menschen gehören, sollten Sie sich Hilfe holen, d.h. diesen gesamten Bereich automatisieren, indem Sie ihn an externe Dienstleister, d.h. kompetente Steuer- oder Wirtschaftsberater, auslagern.

 

3. Mitarbeiter:

Zu Beginn der Gründung Ihres Unternehmens können Sie es sich wahrscheinlich nicht leisten, Mitarbeiter für alle Arten von Aufgaben einzustellen. Aber sobald das Geschäft beginnt, sollten Sie Mitarbeiter für verschiedene Aufgaben einsetzen.

Viele Unternehmer haben das Problem, dass sie sich nicht wagen, Aufgaben an andere zu delegieren. Aber das sollten Sie nach einer Weile tun, damit Sie sich wieder auf Ihre Hauptaufgaben konzentrieren können. Kundenbetreuung oder redaktionelle Arbeit kann problemlos von den Mitarbeitern übernommen werden, was Ihnen mehr Zeit für größere Projekte gibt.

 

4. Vorteile der
Automatisierung

Obwohl ein gewisser Aufwand erforderlich ist, um die jeweiligen Prozesse zu identifizieren und sich mit den Anwendungen vertraut zu machen, wird die Automatisierung einiger Teilbereiche immer kostengünstig sein. Wie wir bereits erwähnt haben, sparen Sie dadurch Zeit. Auch die Zeitersparnis trägt wesentlich zur Kostenersparnis bei. Die neu gewonnene Zeit können Sie für größere Projekte nutzen und so die Effizienz Ihrer Arbeit steigern. Weitere wichtige Vorteile der Automatisierung können wie folgt sein:

 

 Mehr Zeitflexibilität 

✓  Strukturierte und flexible Kampagnenplanung und -Durchführung 

✓  Zielgruppenspezifische Ansprache 

✓  Koordinierte Marketingaktivitäten 

✓  Optimierung der Kommunikation/Kundenbetreuung

✓  Kontinuierliche Aktivität auf allen Plattformen 

✓  Unterstützung für Unternehmer und kleine Teams

 

5. Automatisierungs-
risiken

Die Automatisierung einiger Prozesse bringt jedoch nicht nur Vorteile, sondern auch Risiken mit sich. Ein Beispiel ist die automatisierte Werbung von Germanwings nach dem Absturz der Germanwings-Maschine am 24. März 2015. Wenige Minuten und Stunden nach dem Unfall erhielten Reiseveranstalter und Reisebüros noch Beiträge mit „Bei uns fliegen Sie sorgenfrei in den Urlaub“ oder „Heute ist ein wunderbarer Tag, was halten Sie davon?”

Die Kunden reagierten mit Entsetzen und Missverständnissen, so dass diese Anzeigen schnell aus den Netzwerken verschwanden. Natürlich waren diese Ankündigungen schon seit einiger Zeit im Voraus geplant und wurden automatisch platziert. Obwohl alle Anzeigen, sowohl in sozialen Netzwerken als auch auf Plakaten, kurz darauf entfernt wurden, hatten die Anzeigen bereits großen Schaden angerichtet.

 

Sie können auch die Gelegenheit verpassen, mit Ihrer Zielgruppe zu interagieren. Wenn ein geplanter Beitrag online gepostet wird, ist die Arbeit noch nicht abgeschlossen. Schließlich wollen die Kommentare der Leser beantwortet werden. In extremen Fällen werden die Kommentatoren enttäuscht sein oder Sie werden die Gelegenheit verpassen, zu einem kontroversen Thema, dass in diesem Artikel angesprochen wird, Stellung zu nehmen.

Um diese Risiken zu minimieren, wird daher empfohlen, mit einer Struktur zu arbeiten, in dem alle zuvor festgelegten Beiträge eingetragen sind. Es ist der einzige Weg, um den Überblick zu behalten. Bei unserem Unternehmen arbeiten wir auch mit Tabellenkalkulationen auf Google Drive, so dass jedes Team Mitglied jederzeit einen Überblick über den Plan hat. Verwenden Sie mobile Social Media-Anwendungen, um sicherzustellen, dass Sie unterwegs nichts verpassen und schnell reagieren. In jedem Fall müssen Sie die Automatisierung sorgfältig vorbereiten, selektiv und ohne Mehrkosten einsetzen und klare Regeln für ihre Nutzung festlegen.

 

Wir haben für Sie von der “Founder Summit 2019” ein Video rausgesucht, in dem die Automatisierung und die Zukunft der Technik geschildert wird:

https://youtu.be/N75CWdlU1Mg

 

Wenn Sie noch Fragen oder Anregungen zu diesem Thema haben, sprechen Sie uns einfach an.

 

Liebe Grüße

Ihr Gergely Nemeth

Mitbegründer
Die Businessfabrik